为适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文，省办公厅编制了《海南省人民公文主题词表》（以下简称《词表》）。《词表》用于标引省、省办公厅印发的文件；用于标引各市、县、自治县，省直属各单位以及其他单位、部门报送省、省办公厅的文件。省报送国务院的文件，仍按《国务院公文主题词表》标引主题词。
《词表》共由16类1382个主题词组成，分为主表和附表两大部分，主表有13类1095个主题词，附表有3类286个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政、金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词，如“工业”中的“冶金”、“钢铁”、“地矿”等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。
（二）标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如《海南省人民办公厅印发海南省普通高等学校招生报考条件规定的通知》，先标类别词“教育”，然后标类属词 “招生”，再标类属词“通知”。
（三）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”、“破产”；然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”；最后标“通知”。李金柱副省长
（四）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如《国务院关于加强农业生产资料价格以及对其主要品种实行最高限价的通知》，可标“农业、物资、物价、管理、通知”。
（六）附表中的主题词与主表中的主题词具有同等效力，标引方法相同；不同的是，如果附表中所列的国家、地区的实际名称发生了变化，使用本表的各单位可先按照变化后的情况进行修改和使用。省办公厅将定期修订附表。
（二）本省各级行政机关如确属需要，可根据本机关的情况在本《词表》的基础上进行增补，增补的主题词只能供本机关下发公文时使用。